Procesų valdymas: kokią įtaką jis turi atsargų valdymui?
Straipsnio turinys
Kiekvienoje verslo įmonėje veikia daugybė tarpusavyje susijusių procesų, ir visi jie nukreipti į vieną pagrindinį tikslą – uždirbti pinigus.
Tinkamai valdydamos procesus įmonės dirba efektyviau ir gali džiaugtis pasiektais tikslais bei rezultatais. Pastaraisiais dešimtmečiais procesų valdymas buvo itin populiarus verslo efektyvinimo būdas. Daugelis įmonių samdė procesų valdymo konsultantus ir apsirašydavo savo veiklos procesus.
Tačiau procesų valdymas neretai vertinamas neigiamai ir asocijuojamas su biurokratiniu formalumu, kurio reikia tik vadovybei. Tokiam neigiamam požiūriui didžiausią įtaką turi įmonių negebėjimas aprašytų procesų įdiegti, taigi sudaryti procesai nugula į darbuotojų stalčius taip ir neįgyvendinti.
Nepaisant šių neigiamų aspektų, procesų valdymo įtaka ir poveikis, gerinant įmonės veiklos efektyvumą, tame tarpe ir atsargų valdymą, išlieka reikšmingas ir veiksmingas tik tuomet, kai yra įdiegiamas.
Kas yra procesų valdymas?
Procesų valdymas - tai darbo eigos aprašymas, organizavimas ir tobulinimas, siekiant padėti verslui efektyviai veikti. Procesas yra suskirstomas į smulkesnes užduotis ir veiksmus, kuriuos atliekant sklandžiai, pasiekiami užsibrėžti tikslai.
Pagrindinis proceso tikslas - sukurti tvarką ir nuoseklumą, atliekant kasdienes operacijas, pašalinti neefektyviai atliekamas užduotis ir pagerinti bendrą proceso efektyvumą. Procesai egzistuoja visur – ir atsargų valdyme, nesvarbu ar tai būtų atsargų kiekio, gamybos ar kliento užsakymų valdymas – procesų valdymas užtikrina sklandų veiklos vykdymą, optimaliai paskirstant išteklius, sumažinant rizikas bei žmogiškąsias klaidas.
Kodėl procesų valdymas yra svarbus atsargų valdymui?
Atsargų valdymas – tai ne tik produktų perkėlimas į sandėlį ir iš jo. Tai procesų visuma, kuria siekiama užtikrinti, kad reikiamas produktas būtų reikiamoje vietoje reikiamu laiku. Kai įmonė veikia be standartizuotų procesų, ji dažniausiai susiduria su šiomis problemomis:
Atsargų trūkumas: produktų nėra, kai jų reikia, todėl klientų užsakymai neįvykdomi laiku.
Atsargų perteklius: susidaro atsargų perteklius, kuriame įšaldomos apyvartinės lėšos, didėja sandėliavimo išlaidos, todėl apribojami pinigų srautus.
Neefektyvus transporto naudojimas: dėl netinkamo planavimo dalinai pakraumamas užsakymus gabenantis transportas, ir tokiu būdu didinamos transportavimo išlaidos.
Aiškūs ir standartizuoti procesai suteikia struktūrą, kurios reikia norint efektyviai valdyti atsargas ir padėti įmonėms išvengti šių ir panašių problemų.
Ką apima atsargų valdymo procesai?
Atsargų lygio stebėjimas yra svarbi atsargų valdymo dalis, tačiau tiek prieš, tiek po jo vyksta kiti procesai. Tai apima užsakomų produktų kiekių apskaičiavimą, prekių asortimento valdymą ir sprendimų priėmimą, kada ir kaip papildyti atsargas. Šie procesai užtikrina, kad atsargos atitiktų iškeltus verslo tikslus ir, žinoma, atitiktų klientų poreikius.
1. Užsakymo apskaičiavimas
Struktūrizuotas požiūris į prekių papildymą padeda išvengti tokių problemų kaip perteklinis atsargų kiekis ar atsargų trūkumas. Pagrindiniai klausimai, į kuriuos reikia atsakyti, yra šie:
Kaip dažnai reikia pateikti užsakymus?
Koks yra optimalus užsakymo kiekis, atsižvelgiant į esamą paklausą, tiekimo laiką ir užsakymų dažnumą?
Kokių veiksmų reikia imtis, jei suplanuotas užsakymo dydis neužpildo transporto?
Užsakymų apskaičiavimo taisyklės yra svarbios valdant tokias situacijas kaip iš dalies užpildytos siuntos. Pavyzdžiui, ar užsakymas turi būti atidėtas, kol susikaups pakankami užsakomų prekių kiekiai, ar reikėtų siųsti mažesnius siuntinius, nepaisant didesnių išlaidų?
Tinkamiausiam sprendimui priimti reikalingas pirkimo, pardavimo ir planavimo komandų bendradarbiavimas, kad būtų pasiekta veiklos efektyvumo ir išlaidų valdymo pusiausvyra.
2. Asortimento valdymas
Asortimento valdymas tiesiogiai susijęs su atsargų valdymo efektyvumu. Asortimento valdymo sritys, į kurias reikia atkreipti dėmesį:
Prioritetinių produktų išskyrimas: nustatykite greitai ir lėtai judančius produktus, kad galėtumėte lengviau planuoti atsargas ir efektyviau paskirstytumėte išteklius.
Produkto išvedimas iš asortimento: atsivelgiant į dabartinę paklausą ir produkto pelningumo tendencijas, identifikuokite produktus, kurių reikėtų atsisakyti. Šis procesas paprastai apima naujų užsakymų su šiuo produktu sustabdymą, esamo likučių kiekių išpardavimą ir produkto pašalinimą iš valdomų atsargų sąrašo.
Naujų produktų įvedimas į asortimentą: nustatykite, kaip įvesti naujus produktus į sandėlio ir atsargų valdymo sistemas ir paskirstyti juos klientams.
Suderintos asortimento valdymo taisyklės pašalina spontaniškumą ir neapibrėžtumą. Pavyzdžiui, įvedus naują produktą, dažnai būna prisitaikymo laikotarpis, per kurį gali būti prarasti pardavimai arba gali atsirasti atsargų perteklius. Kai tokia situacija yra žinoma ir aprašyta procese, ji nevadinama nei gera, nei bloga, tai tiesiog yra asortimento valdymo proceso dalis.
3. Sprendimų priėmėjo vaidmuo
Atsargų valdymas nėra vien tik atsargų vadybininko atsakomybė, todėl sprendimus priimantys asmenys taip pat neapsiriboja atsargų vadybininku. Nuo to, kaip gerai valdomos atsargos ir kaip patenkinti klientai, priklauso, kiek įmonė uždirba. Pagrindiniai vaidmenys paprastai yra šie:
Pirkimo komanda: įvertindama produktų pristatymo laiką ir atsargų likučių duomenis, nustato, kada, kiek ir kokius produktus užsakyti.
Pardavimų komanda: suteikia informacijos apie esamus klientų poreikius ir įvertindami klientų elgseną nusprendžia naujai įvedamų produktų pirminius atsargų kiekius.
Vadovai: prižiūri procesų įgyvendinimą ir siekia užtikrinti, kad atsargų planavimas atitiktų platesnius verslo tikslus.
Apibrėžti vaidmenys leidžia įmonėms išvengti painiavos ir užtikrinti sklandų padalinių darbą ir veiksmų koordinavimą.
Atsargų valdymo ir sprendimų priėmimo procesai sudaro atsargų operacijų struktūrą ir padeda įmonėms patenkinti klientų poreikius, tuo pačiu sumažinant išlaidas ir eliminuojant neefektyvius veiksmus. Taigi procesų valdymas leidžia įmonėms lanksčiau reaguoti į kintančius poreikius ir išlaikyti subalansuotas atsargas.
Dažna atsargų valdymo problema yra užsakymų dydžio suderinimas su transportavimo efektyvumu. Pavyzdžiui, kas nutinka, kai užsakymas neužpildo viso sunkvežimio arba užsakymas yra per didelis ir į vieną sunkvežimį netelpa? Vadybininkams reikia aiškių procesų, kad jie žinotų, kaip elgtis vienu ar kitu atveju.
Galimi scenarijai:
Pirmenybė prioritetiniams produktams: pagal skubumą ar pelningumą nuspręskite, kurioms prekėms teikti pirmenybę ir jas užsakinėti pirmiausiai.
Užsakymų apjungimas: į vieną transportą kraukite kelis užsakymus, jei tam yra tinkamas sąlygos.
Užsakymų dalijimas: jei užsakymai gali būti įvykdomi dalimis, nustatykite tokius užsakymų padalijimo kriterijus, kad patenkintumėte ir klientų poreikius ir sumažintumėte papildomas transportavimo išlaidas.
Šie sprendimai turėtų būti iš anksto aprašyti procesuose, tokiu atveju nereikės priimti spontaniškų sprendimų, ir galėsite užtikrinti nuoseklumą bei išlaidų kontrolę.
Transporto apribojimai
Kaip sukurti gerai veikiančius procesus?
Nepakanka vien tik aprašyti ir įdiegti procesą. Norint, kad procesas veiktų gerai, reikia procesą stebėti, matuoti ir remiantis gautais rezultatais tobulinti. Rekomenduojama procesų sudarymo, stebėjimo bei tobulinimo eiga:
Atlikti esamų darbo procesų auditą: peržiūrėkite kiekvieną dabar veikiantį procesą, nuo sprendimo įvesti naujas prekes ir prekių gavimo iki sprendimo pakartotinai užsakyti kiekius arba nutraukti produktų gamybą ar tiekimą. Identifikuokite vietas, kurios yra problematiškiausios ar veikia neefektyviai – šias vietas patasykite.
Standartizuoti procedūras: sukurkite aiškias, rašytines instrukcijas, kaip elgtis įvairiomis jau žinomomis situacijomis, pvz. transporto nepakankamu užkrovimu ar staigaus paklausos padidėjimu.
Įvesti ir naudoti matavimo rodiklius: matuokite, kaip sekasi laikytis procesų ir kokie gaunami rezultatai pvz., koks užsakymų įvykdymo tikslumas, transporto užpildymo periodiškumas, prarastų pardavimų rodiklis, pertekliaus rodiklis ir kt. Tokiu būdu matysite, kurios proceso vietos veikia gerai, o kurias reikia tobulinti.
Apmokyti darbuotojus: užtikrinkite, kad visi komandos nariai suprastų savo vaidmenis ir atsakomybę procesuose.
Pasitelkti technologijas: naudokite sistemas pasikartojančioms užduotims automatizuoti, tačiau užtikrinkite, kad technologiniai sprendimai veiktų pagal jūsų sudarytus procesus.
Efektyvesnis atsargų valdymas su standartizuotas procesais
StockM atsargų valdymo ekspertų komanda turi didelę patirtį dirbant su įvairių pramonės šakų ir dydžių įmonėmis. Jų tikslas – įgyvendinti skaidrius ir efektyvius atsargų valdymo procesus. Komanda automatizavo dažniausiai pasitaikančias ir svarbiausias atsargų valdymo procedūras ir integravo jas į atsargų valdymo platformą. Toks metodas supaprastina darbuotojų atsargų, užsakymų ir asortimento valdymo užduotis, leidžia dirbti efektyviau ir didina bendrą įmonės veiklos efektyvumą.
StockM komanda specialiai mažoms ir vidutinėms įmonėms sukūrė atsargų valdymo įrankį FluentStock, kuriame integravo pagrindinius efektyvaus atsargų valdymo principus ir automatizuotus atsargų valdymo procesus.
Jei turite klausimų apie FluentSTOCK funkcionalumą, susisiekite su mumis ir aptarkime tai detaliau.
