Pažangių užsakymų valdymo sistemų vaidmuo plečiant verslą
Straipsnio turinys
Verslo plėtra yra jaudinantis, bet kartu ir sudėtingas procesas. Kai užsakymų apimtys auga ir tiekimo grandinės tampa vis sudėtingesnės, daugeliui įmonių tampa sunku išlaikyti sklandų procesą ir tempą. Prekių trūkumas, perteklinės atsargos, vėluojantys pristatymai ir nepatenkinti klientai gali greitai sustabdyti augimą. Ir tai dažniausiai atsitinka tuomet, kai augant verslui pasiliekama prie rankinio užsakymų formavimo, kas buvo įprasta buvus mažoms užsakymų apimtims. Taigi automatizuota užsakymų valdymo sistema yra viena iš būtinų sąlygų verslo auginimui. Jei kalbėsime verslo augimo stabilumą, tuomet reikia tuo pačiu kalbėti ir apie pažangias atsargų bei užsakymų valdymo sistemas. Vienas tokių - TOC (apribojimų teorijos) principais ir dinaminiu buferio valdymu pagrįstos sistemos. Šios sistemos ne tik susitvarko su sudėtingumomis užduotimis – jos atsargų bei užsakymų valdymo procesą supaprastina, leisdamos verslui sutelkti dėmesį į augimą neprarandant kontrolės.
Pažiūrėkime, kaip šios sistemos veikia realiomis sąlygomis, kaip jos prisitaiko prie verslo poreikių ir kaip įgalina vadovus sutelkti dėmesį į tai, kas iš tiesų svarbu.
Kodėl tradicinis užsakymų valdymas nepasiteisina?
Tradicinis užsakymų valdymas dažnai remiasi statiniais atsargų lygiais, kuriuos pasiekus formuojami užsakymai (tai gali būti ir min-max metodas) arba remiamasi paklausos pronozėmis. Nors šie metodai gali veikti mažose įmonėse, kai paklausa yra labai nuspėjama. Visgi kai verslai auga, auga užsakymų kiekiai, tiekimo grandinės pasidaro ilgos ir sudėtingos tokie statiniai metodai greitai pasidaro neefektyvūs. Apžvelkime priežastis, dėl kurių tai įvyksta:
Statiniai užsakymo formavimo taškai (ar min-max lygiai) neatsižvelgia į realaus pasaulio kintamumą, pavyzdžiui, svyruojančius pristatymo terminus ar tiekėjų vėlavimus. T.y. jūsų prekės paklausa nepasikeitė, bet pasikeitė aplinkybės aplink jus ir dėl šių aplinkybių jūs galite pritrūkti atsargų, jei į jas neatsižvelgsite.
Prognozėmis pagrįstos sistemos dažnai nėra tikslios. Juk prognozė yra spėjimas, įvedant įvairius augimo/ mažėjimo koeficientus. Bet iš esmės jūs tikitės, jog bus labai panašu, kaip buvo anksčiau. O jei įvedėte naujų prekių, kurios dalinai perėmė buvusios prekės paklausą, o gal rinkoje atsirado nauji konkurentai?
Tiekimo vadybininkai ir tiekimo vadovai didžiąją savo laiko dalį praleidžia rankiniu būdu koreguodami užsakymus ir taisydami klaidas, užuot sutelkę dėmesį į strateginius tikslus ir patobulinimus.
Koks rezultatas? Reaktyvi sistema, kuri sunkiai spėja su augimo tempu, sukurdama neefektyvumą ir stresą tiek darbuotojams, tiek klientams.
Koks yra geresnis užsakymų valdymo variantas norint išspręsti šias problemas?
Skirtingai nuo tradicinių sistemų, DBM (angl. Dynamic buffer management, liet. dinaminis buferio valdymas) pagrįstas užsakymų valdymas orientuojasi į veikimą realiu laiku bei prisitaikant prie kintančių sąlygų ir aktyvią kontrolę. Dinaminis buferių valdymas užtikrina, kad atsargų lygiai visada atitiktų realią paklausą ir tiekimo grandinės sąlygas.
Kaip veikia dinaminis buferio valdymas?
Kiekvienai prekei (ar sandėliavimo vienetui, angl. Stock-keeping-unit (SKU)) yra nustatomas buferis. Buferis yra padalintas į tris zonas:
Raudona: kritinis lygis, reikalaujantis neatidėliotinų veiksmų atsargoms papildyti.
Geltona: optimali zona, rodanti, kad atsargų yra nei per daug nei per mažai, jokių veiksmų imtis nereikia.
Žalia: atsargų lygis yra saugus, tačiau turite stebėti. Ar prekių pardavimas nelėtėja ir atsargos nevirs perteklinėmis?
Sandėliuojamų prekių buferių dydis nustatomas atsižvelgiant į tokius veiksnius kaip pristatymo laikas ir tiekėjo patikimumas. Pavyzdžiui, jei tiekėjas dažnai vėluoja pristatyti užsakymus, sistema padidina buferio dydžius, kad absorbuotų galimus vėlavimus. Kai tiekėjo pristatymų patikimumas pagerėja, buferis sumažinamas, užtikrinant, kad įmonė neįšaldytų apyvartinių pinigų perteklinėse atsargose.
Kodėl šis metodas toks veiksmingas? Jis prisitaiko realiu laiku. Buferis didėja, jei vėluoja tiekimas, trūksta darbo jėgos ar užsakymai užlaikomi muitinėje. Kai šios problemos išsprendžiamos, buferis sumažėja. Šis dinaminis buferio keitimasis užtikrina, kad įmonės visada turi reikiamą atsargų kiekį ir nereikia nuolatinio įsikišimo rankiniu būdu.
Užsakymų parametrai, atitinkantys realaus verslo poreikius
Realiame pasaulyje įmonės veikia atsižvelgdamos į tokius apribojimus kaip transportavimo išlaidos, minimalūs užsakymo kiekiai ir tiekėjų sutartys. DBM pagrįstos sistemos įvertina šiuos apribojimus, kartu optimizuodamos atsargų lygius:
Užsakymų dažnumas ir pristatymo laikas nustatomi pagal tiekėjų sutartis ir verslo poreikius. Įmonė gali pasirinkti retesnius užsakymus, kad sutaupytų transportavimo išlaidas arba pakoreguotų pristatymo laiką pagal tiekėjo galimybes.
Sistema automatiškai prisitaiko, jei pailgėja pristatymo laikas arba tiekėjas tampa nepatikimas, padidina buferius, kad išlaikytų reikalingas atsargas be rankinio įsikišimo.
Užsakymų automatizavimas sumažina mikrovaldymą, todėl vadovai ir tiekimo vadybininkai gali sutelkti dėmesį į tiekimo grandinės procesų tobulinimą, o ne individualių užsakymų koregavimą.
Darbuotojų įgalinimas dirbti intelektualų darbą
Vienas iš didžiausių pažangių užsakymų valdymo sistemų privalumų yra jų gebėjimas automatizuoti įprastas užduotis ir kartu suteikti naudingus įžvalgas svarbiems sprendimams priimti:
Papildymo užsakymai suformuojami automatiškai, atsižvelgiant į grafiką, pašalinant spėliones ir sumažinant žmogiškąsias klaidas.
Įspėjimai siunčiami vadybininkams tik tada, kai kažkas neveikia ar nuktrypo nuo įprasto proceso, pvz., tiekėjas nuolat vėluoja įvykdyti užsakymus arba prekė nuolat patenka į raudonąją zoną.
Ataskaitose rodomos tendencijos, pvz., nuolatinis pristatymo vėlavimas arba prekės, kurioms reikia reikšmingų buferio koregavimų.
Užuot reagavę į simptomus, tiekimo vadybinkai gali aktyviai optimizuoti tiekimo grandinės veikimą.
Kaip šis metodas padeda verslui plėstis be chaoso?
Tinkamai įdiegtos DBM pagrįstos užsakymų valdymo sistemos užtikrina stabilumą ir kontrolę augimo metu:
Stabilumas augant: buferiai absorbuoja paklausos ir pasiūlos svyravimus, užtikrindami reikiamą atsargų lygį net didėjant užsakymų apimtims ar keičiantis rinkos sąlygoms.
Sumažintos veiklos išlaidos: sistema tvarko didėjančius užsakymų kiekius neapkraudama komandų rankiniu darbu. Taigi plečiantis nereikia papildomų žmonių užsakymų valdymui.
Reagavimas į rinkos pokyčius realiu laiku: dinaminis buferių dydžio nustatymas apsaugo nuo mažiau svarbių prekių pertekliaus, kartu užtikrindamas, kad svarbiausios prekės visada būtų sandėlyje.
Pagerėjęs klientų pasitenkinimas: automatizuotas papildymas užtikrina, kad prekės visada būtų sandėlyje, kai klientams jų reikia.
Aktyvus problemų sprendimas: įspėjimai leidžia vadybininkams spręsti pagrindines problemas, o ne nuolat reaguoti į simptomus.
Nauda įvairaus dydžio įmonėms
Nesvarbu, ar vadovaujate mažai įmonei, ar valdote didelę kompaniją, pažangios užsakymų valdymo sistemos duoda pamatuojamą naudą.
Mažoms įmonėms:
Dinaminis atsargų valdymas leidžia efketyviau išnaudoti apyvartinį kapitalą, neįšaldant per duag atsargų į perteklines atsargas.
Automatizuoti darbo procesai leidžia mažoms komandoms tvarkyti augančius užsakymų kiekius nesamdant papildomų darbuotojų.
Geresnis bendradarbiavimas su tiekėjais. Kai mažos įmonės pasitelkia objektyvius duomenis apie užsakymų vykdymą ir patikimumą derybose su tiekėjais, tiekėjai linkę geranotiškiau derinti tiekimo sutartis.
Didelėms įmonėms:
Centralizuotas ir automatizuotas buferių valdymas užtikrina nuoseklumą visuose sandėliuose ar regionuose.
Pažangi analitika suteikia skaidrumą ir matomumą net ir globaliose tiekimo grandinėse.
Automatizacija sumažina žmogiškųjų klaidų tikimybę didelės apimties aplinkose, kartu išlaikant galimybę lokaliems koregavimams.
Pagrindiniai rodikliai, matuojantys efektyvų atsargų valdymą
Siekdamos užtikrinti sklandžią veiklą ir pelningumą, įmonės turėtų stebėti šiuos pagrindinius rodiklius:
Prarasti pardavimai: kaip dažnai pritrūksta atsargų ir kiek dėl to prarandama pajamų? Tikslas yra ne nuliniai prarasti pardavimai, o rasti tinkamą pusiausvyrą tarp prekių prieinamumo ir atsargų laikymo sąnaudų.
Perteklinės atsargos: kiek apyvartinio kapitalo įdėta perteklinėse atsargose, kurios neduoda pelno? Turėti šiek tiek perteklinių atsargų yra normalu, tačiau reikėtų atkreipti dėmesį į lėtai judančias prekes ir imtis aktyvių veiksmų joms eliminuoti.
Atsargų apyvartumo rodiklis: didesnis apyvartumas rodo efektyvesnį atsargų investicijų panaudojimą. Visgi šį rodiklį turite vertinti ir kitų rodiklių kontekste, pvz.: kiek tuo metu turite prarastų pardavimų? Ar koks jūsų klientų pasitenkimo lygis?
Verslo augimas neturi reikšti chaoso. Naudodamos DBM pagrįstą užsakymų valdymo sistemą, įmonės gali plėstis neprarasdamos kontrolės. Dinamiškai koreguodamos atsargų buferius, atsižvelgdamos į realaus pasaulio verslo iššūkius ir automatizuodamos įprastinius procesus, įmonės gali nuspėjamai ir pelningai plėstis.
Tiekimo vadybininkams ir vadovams nebereikia skirti viso savo laiko koreaguojant užsakymus – jie gali sutelkti dėmesį į ilgalaikius patobulinimus, tiekėjų santykių kūrimą ir strateginių sprendimų, skatinančių tvarų augimą, priėmimą.
Naudojant tinkamus įrankius, verslo augimas tampa struktūrizuotu, kontroliuojamu procesu, o ne nuolatine kova su kylančiomis problemomis ir su jomis atsirandančiu stresu.
Fluentstock yra DBM pagrįstas įrankis, padedantis mažoms ir didelėms įmonėms efektyviai valdyti užsakymus ir atsargas bet kuriame verslo augimo etape.
Jei turite klausimų apie pažangų užsakymų valdymą Jūsų įmonėje, susisiekite su mumis ir aptarkime tai detaliau.
