Kaip pradėti valdyti atsargas žingsnis po žingsnio?
Straipsnio turinys
Atsargų valdymas gali pasirodyti nesudėtingas, kai tik pradedate verslą ir valdote vos kelis produktus. Tačiau laikui bėgant tai tampa vis sudėtingesne ir brangesne užduotimi. Jei laikote per daug atsargų, jūsų pinigai yra įšaldyti prekėse, kurios gali gulėti sandėlyje mėnesiais, ir jūs negalite jų panaudoti įsigyti prekių, kurių jums iš tikrųjų reikia. Jei neturite pakankamai atsargų, rizikuojate prarasti klientus ir netekti pardavimų.
Taigi, jums reikia surasti balansą tarp per daug ir per mažai atsargų. Gera žinia yra ta, kad su teisingu požiūriu galite sukurti atsargų valdymo sistemą, kuri veiks jūsų verslui ir padarys jūsų gyvenimą lengvesnį.
Prieš pradėdami skaičiuoti atsargų lygius ar analizuoti duomenis, savęs paklauskite, ką norite pasiekti valdydami atsargas. Šis žingsnis dažnai būna pamirštamas, tačiau jis yra itin svarbus sėkmei.
Be aiškių tikslų lengva įstrigti užburtame rate, t.y nuolat gesinti „gaisrus“, užuot kūrus proaktyvią atsargų valdymo sistemą.
Pavyzdžiui, jūsų tikslas gali būti sumažinti atsargų trūkumą; arba pagerinti klientų aptarnavimo lygį. Jūsų prioritetas gali būti sumažinti perteklines atsargas ir padidinti pinigų srautą? O gal abu dalykai vienu metu?
Užrašykite savo tikslus ir būkite konkretūs. Pavyzdžiui, vietoje „Noriu mažiau atsargų trūkumų“ suformuluokite aiškų ir išmatuojamą tikslą: „Noriu palaikyti 98 % aptarnavimo lygį aukščiausio prioriteto prekėms.“
Kai jūsų tikslai bus aiškiai apibrėžti, jie taps gairėmis kiekvienam sprendimui, kurį priimsite valdydami atsargas.
1 žingsnis: apibrėžkite savo tikslus
Suprasti paklausą nereiškia bandyti ją atspėti ar, dar blogiau, prognozuoti. Tai yra didžiausia klaida, kuri dažniausiai sukelia problemas.
Jums reikia atlikti išsamią analizę, kad išsiaiškintumėte, ko nori jūsų klientai, kada jiems reikia produktų ir kokiais kiekiais. Ir šių dalykų negalite išsiaiškinti vien tik spėliodami.
Pradėkite nuo istorinių pardavimų duomenų analizės. Ar jūsų pardavimuose matyti sezoninės tendencijos ir ar tuo metu, kai pardavimai ženkliai sumažėjo jūs turėjote pakankamai atsargų? Ar tam tikri produktai nuolat parduodami greičiau nei kiti? Ar yra metuose laikotarpių, kai paklausa smarkiai sumažėja, su sąlyga kad tuo metu turėjote likučio?
Skaičiai atskleidžia tik dalį istorijos, tačiau neapsiribokite tik jais. Pasikalbėkite su savo pardavimų komanda arba net tiesiogiai su klientais. Jie dažnai turi pastebėjimų, kurių jokie skaičiai negalės parodyti.
Svarbu prisiminti, kad paklausa nėra pastovi. Rinkos sąlygos keičiasi, konkurentai koreguoja savo strategijas, ir klientų poreikiai nuolat keičiasi.
Turite būti pasirengę reguliariai atnaujinti savo atsargų lygius, kad išliktumėte tikslūs ir konkurencingi. Svarbiausia – tai darykite remdamiesi realiais duomenimis, o ne spėjimais.
2 žingsnis: supraskite paklausą
3 žingsnis: segmentuokite savo atsargas
Ne visi produktai turi vienodą paklausą ir svarbą jūsų verslui. Todėl ne visi produktai nusipelno vienodo jūsų dėmesio. Viena iš dažniausiai pasitaikančių klaidų yra visų atsargų valdymas vienodai. Tačiau realybė yra kitokia. Ar girdėjote apie Pareto principą? 20 % prekių sugeneruoja 80 % apyvartos. Kaip gi suskirstyti prekes?
Naudokite paprastą metodą, pavyzdžiui, ABC klasifikaciją:
A kategorija
Tai jūsų didžiausios vertės produktai, kurie generuoja didžiąją dalį pajamų, bet gali būti parduodami rečiau (pvz., prabangūs produktai).
Vidutinės vertės produktai su stabiliais pardavimais ir vidutiniu poveikiu pelnui.
B kategorija
Mažos vertės produktai, kurie parduodami greitai, bet generuoja mažiau pajamų (pvz., kasdienės vartojimo prekės).
Didžiausią dėmesį skirkite A kategorijos prekėms – jos yra svarbiausios jūsų verslui. B ir C kategorijos prekėms taikykite paprastesnius valdymo būdus, kad išvengtumėte bereikalingo laiko ir resursų švaistymo.
C kategorija
Norint efektyviai valdyti atsargas, reikia nustatyti tam tikrus buferio lygius toms prekėms, kurias nuolat laikote sandėlyje ir kurias klientai tikisi rasti bet kuriuo metu.
Norėdami nustatyti tinkamą buferį, įvertinkite šiuos veiksnius:
Tiekėjo pristatymo laiką – kiek laiko trunka gauti užsakytą prekę?
Užsakymų dažnumą – kaip dažnai užsakote šį produktą?
Pardavimo greitį – kiek šios prekės parduodate per tam tikrą laikotarpį?
Jūsų buferis turėtų padengti laikotarpį iki kito užsakymo atvykimo. Žinoma, verta turėti papildomų atsargų nenumatytiems atvejams, tačiau per didelis kiekis gali įšaldyti jūsų pinigus.
Pagrindinis tikslas – rasti tinkamą balansą. Taip verta atsižvelgti į šiuos dalykus:
Paklausos kintamumas: ar klientų užsakymai yra nuspėjami ar chaotiški? Kuo pastovesni pardavimai, tai optimalesnį buferį galėsite palaikyti. Kuo chaotiškesni pardavimi – tuo bus reikalingas didesnis buferis, jei visgi norėsite patenkinti visų klientų poreikius. Kartais atrodys, jog prekes nereikalingai guli sandėlyje – vis dėl to jūs turite jas identifikuoti ir priskirti jas prie būtinų palaikyti.
Pristatymo laikas: kiek laiko užtrunka, kol tiekėjai pristato prekes, kai pateikiate užsakymą?
Tiekėjų patikimumas: ar jie patiki ir įvykdo užsakymus laiku, ar linkę vėluoti?
Naudokite šiuos veiksnius, kad nustatytumėte, kiek buferio atsargų jums reikia kiekvienam produktui, ir nebijokite koreguoti, kai keičiasi sąlygos.
4 žingsnis: nustatykite atsargų lygius
Atsargų papildymas yra viena iš sričių, kur daugelis verslų susiduria su problemomis. Jie arba per vėlai užsako prekes ir susiduria su atsargų trūkumu, arba užsako per daug ir perteklius kaupiasi sandėlyje.
Vietoj to, kad spėliotumėte, kada reikia papildyti atsargas, naudokite reguliarius užsakymų grafikus. Optimalus laikas užsakyti yra tada, kai parduodate konkretaus produkto minimalų užsakymo kiekį. Praktiškai kiekvienas produktas tokį turi. Tik dažniausiai šias sąlygas diktuoja tiekėjai. Jei jūs parduodate kur kas daugiau nei minimalų užsakymo kiekį, užsakymus formuokite taip dažnai kaip galite, tik įvertinkite transportavimo ir sandėlio darbuotojų darbo išlaidas.
Glaudžiai bendradarbiaukite su tiekėjais, kad suderintumėte pristatymo grafikus ir, kur įmanoma, sutrumpintumėte pristatymo laikus.
Pagalvokite apie atsargų papildymą kaip traukimo sistemą (angl. pull system), o ne stumimo sistemą (angl. push system) – tegul paklausa diktuoja sprendimus, o ne prognozės.
5 žingsnis: išmanus atsargų papildymas
6 žingsnis: stebėkite atsargų srautą
Atsargų valdymas yra nuolat kintantis, kurį reikia nuolat stebėti ir koreguoti.
Svarbu reguliariai analizuoti, kaip atsargos juda per jūsų tiekimo grandinę – nuo gamybos (jei turite įtakos gamybos procesui) iki pristatymo ar pardavimo.
Stebėkite butelio kakliukus (angl. Bottleneck) ir identifikuokite problemas, kurios stabdo atsargų judėjimą. Tai gali būti nuolatiniai užsakymų vėlavimai, ar netiksliai įvykdyti užsakymai. Galbūt kurio nors produkto atsargų buferis yra kartais per mažas ar per didelis nei reali paklausa.
Nesistenkite iš karto išspręsti visų problemų. Pasirinkite vieną didžiausią kliūtį ir sutelkite dėmesį į jos sprendimą. Kai ją pašalinsite, pereikite prie kitos problemos, kuri labiausiai stabdo jūsų apyvartinių lėšų ir atsargų valdymą.
Toks nuoseklus problemų sprendimo būdas padės palaipsniui optimizuoti atsargų valdymo procesus.
7 žingsnis: tobulinkite savo atsargų valdymo politiką
Net jei pradžioje sukursite gerą atsargų valdymo sistemą, visada atsiras vietų, kur ją patobulinti.
Reguliariai peržiūrėkite savo atsargų valdymo strategiją, remdamiesi realiais veiklos duomenimis: Ar atsargų lygiai ne per aukšti ir ar buferiai atitinka dabartinę paklausą? Ar tiekimo terminai ne per ilgi? Ar tiekėjai yra patikimi?
Bendraukite su visomis atsargų valdyme dalyvaujančiomis pusėmis: tiekimo komanda, pardavimo komanda, klientų aptarnavimo, kokybės vertinimo ir kitomis komandomis. Netgi galite atlikti trumpas klientų apklausas. Ir naudokite grįžtamąjį ryšį siekdami pagerinti atsargų valdymą.
Pavyzdžiui: Jei tam tikros prekės nuolat išparduodamos greičiau nei tikėtasi, padidinkite jų buferinius lygius. Jei tiekėjų pristatymo laikai pagerėjo dėl geresnių santykių su jais, sumažinkite atsargų lygius ir atlaisvinkite pinigus kitoms verslo reikmėms.
Nuolatinis tobulinimas yra tai, kas leidžia sėkmingoms įmonėms išlikti konkurencingiems.
Atsargų valdymas nėra toks sunkus, kaip iš pradžių gali pasirodyti, tačiau tai taip pat nėra lengva, ypač kai verslas auga. Taigi pradinė sėkmė priklauso nuo to, kaip gerai pasiruošite atsargų valdymui. Pradėkite nuo aiškių tikslų ir kiekvieną dieną darykite mažus žingsnelius tobulėjimo link. Sutelkite dėmesį tik į vieną sritį, pavyzdžiui, nustatykite kuo tikslesnius buferius A kategorijos produktams ir sukurkite sistemą, kaip šiuos produktus reguliariai stebėsite.
Ir kuo anksčiau pradėsite tobulinti savo procesus, tuo greičiau pamatysite rezultatus: mažiau prarastų pardavimų, mažesnis perteklius ir laimingesni klientai.
Jei norite pradėti atsargų valdymą naudodami tinkamai automatizuotą atsargų valdymo sistemą, susisiekite su mumis.
Sukūrėme Fluentstock įrankį mažoms įmonėms, tam kad atlaisvintume jūsų laiką nuo daug laiko ir pastangų reikalaujančių kasdienių darbų. Be to, šiame įrankyje yra įdiegtas dinaminis buferio valdymas, kuris automatiškai suderina atsargų lygį su dabartine paklausa, todėl jūs galite skirti savo dėmesį į verslo augimą. Taip pat galima ABC analizė ir įgyvendinimas.
Jei turite klausimų apie Fluentstock įrankį, nedvejodami susisiekite su mumis.
