Praktinis užsakymų valdymo gidas bet kuriam verslui
Užsakymų valdymas yra bet kurios prekes parduodančios įmonės viena iš pamatinių dalių. Ir tai kur kas daugiau nei užsakymų priėmimas ar prekių išsiuntimas – nors iš pradžių daugelis gali taip manyti. Užsakymų valdymas apima viską: nuo klientų užsakymų registracijos iki prekių išsiuntimo bei atsargų papildymo sandėlyje. Tinkamai vykdomas užsakymų valdymas didina klientų pasitenkinimą, mažina kaštus ir skatina verslo augimą. Netinkamai vykdomas užsakymų valdymas sąlygoja prekių trūkumus bei prarastus pardavimus, per dideles atsargas ir nusivylusius klientus.
Užsakymų valdymas – tai visas procesas, apimantis užsakymo gavimą, apmokėjimą, atsargų patikrinimą, vykdymą ir grąžinimų administravimą.
Užsakymų valdymo svarba yra neabejotina. Net 70% klientų nustoja pirkti iš įmonių, kurios nesugebėjo laiku įvykdyti užsakymų ar informuoti apie atnaujinimus. Tuo tarpu laiku ir tiksliai vykdomi užsakymai gali sumažinti pristatymo išlaidas iki 15% ir padėti sumažinti apyvartinių lėšų švaistymą. Paprastai tariant, užsakymų valdymas – tai vieta, kur verslininkas duoda pažadą klientui ir šis pažadas turi virsti realybe, priešingu atveju pralaimės abu.
Kas yra užsakymų valdymas, ir kodėl jis svarbus?
Užsakymų valdymo funkcijos dažniausiai apima dvi pagrindines sritis, kurias tvarko skirtingos komandos:
Dvi užsakymų valdymo pusės – vienas tikslas, skirtingos funkcijos
Ši funkcija koncentruojasi į užsakymų priėmimą ir įvykdymą iš įvairių kanalų – interneto svetainės, prekybos platformų, telefoninių pardavimų ar fizinių parduotuvių. Į klientų užsakymų valdymą įeina užsakymo registracija, likučių patikrinimas, mokėjimų administravimas, vykdymas, kliento informavimas ir grąžinimų tvarkymas.
Čia sėkmę lemia efektyviai veikiantys procesai ir klientų pasitenkinimas.
Klientų užsakymų valdymas (pardavimai)
Ši funkcija atsakinga už atsargų lygio stebėjimą ir užsakymų tiekėjams formavimą bei tvirtinimą. Kitais žodžiais tariant tiekėjų užsakymų valdymo funkcija užtikrina, kad atsargų būtų pakankamai reikiamu metu, bet nebūtų ir pertekliaus, kuris įšaldytų apyvartines lėšas.
Efektyvus darbas šioje srityje palaiko įmonės operacinį stabilumą ir finansinę "sveikatą".
Tiekėjų užsakymų valdymas (atsargų papildymas)
Dažniausiai šios funkcijos yra užsakymų valdymo sistemose, kurios integruojamos kartu su VVS (verslo valdymo sistema), ir tai užtrikrina realių duomenų matomumą visoje įmonėje:
Dvi užsakymų valdymo sistemų rūšys ir VVS integracija
Šios sistemos padeda pardavimų skyriui efektyviai registruoti ir vykdyti klientų užsakymus. Klientų užsakymų valdymo sistemose būna tokios pagrindinės funkcijos:
Užsakymų gavimas iš įvairių pardavimų kanalų.
Realių likučių sinchronizavimą, kad nebūtų parduotos prekės, kurios jau neturi likučio.
Automatizuotas apmokėjimų tvarkymas.
Vykdomo užsakymo maršuto parinkimas.
Klientų informavimas apie užsakymo būklę.
Klientų užsakymų valdymo sistema
Šios sistemos padeda atsargų valdymo komandai automatizuoti prekių papildymo procesus bei optimaliai palaikyti atsargas bei pinigų srautus.
Tiekėjų užsakymų valdymo sistemose būna tokios pagrindinės funkcijos:
Atsargų lygio pagal poreikį ir suvartojimą stebėjimas
Pirkimo užsakymų kūrimas ir siuntimas tiekėjams
Tiekimo terminų sekimas ir padeda.
Esminis efektyvaus užsakymų valdymo principas – užsakymų papildymas grįstas realiais pardavimais, kad būtų užsakoma tik tai, ko reikia. Tokios metodikos kaip TOC (Apribojimų teorija) pristato dinaminio buferio valdymo sistemą, leidžiančią optimaliai valdyti ir planuoti papildymo užsakymus pagal tiekimo grafiką ir išlaikyti balansą tarp prekių prieinamumo (prarastų pardavimų minimizavimas) ir lėšų taupymo (perteklinių atsargų minimizavimas). Užsakymų valdymas neatsiejamas nuo atsargų valdymo – tad tiekėjų užsakymų valdymo sistema iš esmės yra atsargų valdymo sistema su integruotu užsakymų valdymu.
Integracijos svarba su VVS
VVS sujungia finansų, pirkimų, atsargų ir pardavimų operacijas. Netinkamas VVS ir užsakymų valdymo sistemų sujungimas gali turėti neigiamos įtakos duomenų atsinaujinimo reguliarumai, duomenų tikslumui ir dėl to gali pasireikšti kitos neigiamos pasekmės – vėluojantys prekių papildymai ir galiausiai nusivylę klientai.
Sklandi integracija leidžia:
Realiu laiku matyti centralizuotus atsargų likučius
Sinchronizuoti užsakymus ir atsargų pokyčius
Automatizuoti pirkimo procesus
Generuoti išsamias veiklos ir KPI ataskaitas.
Praktiniai žingsniai efektyviam užsakymų valdymui
Sujunkite užsakymų valdymo ir verslo valdymo sistemas, kad turėtumėte tikslius duomenis.
Centralizuokite užsakymus iš visų pardavimo kanalų ir matykite visus užsakymus vienoje vietoje.
Dalinkitės tikslia ir naujausia atsargų informacija su visoms komandoms. Tik tokiu būdu užtikrinsite, jog jūsų visos komandos veikia sinchronizuotai ir vardan tų pačių tikslų.
Suplanuokite tiekėjų tiekimo grafikus ir atsargų lygius pagal realų vartojimą bei papildymo laiką.
Automatizuokite užsakymų patvirtinimą ir klientų informavimą, kad klientai jaustųsi saugūs dėl savo pirkinių.
Optimizuokite užsakymų pristatymo maršrutus ir sekite užsakymus.
Sistemingai tvarkykite grąžinimus, kad palaikytumėte tiek sandėlio tvarką, tiek formuotumėte teigiamą klientų patirtį.
Regauliariai analizuokite pagrindinius KPI ir palaipsniui įveskite patobulinimus tuose procesuose, kurie neveikia ar veikia ne taip, kaip jūs norėtumėte.
Užsakymų valdymas yra esminis konkurencinis pranašumas, tiesiogiai veikiantis klientų lojalumą, veiklos efektyvumą ir įmonės finansinį rezultatus. Integruoti ir automatizuoti užsakymų valdymo procesai leidžia sumažinti žmogiškąsias klaidas, greičiau vykdyti užsakymus, geriau kontroliuoti pinigų srautus ir stiprinti ryšį su klientais.
Sinchronizavus klientų ir tiekėjų užsakymų valdymo sistemas bei užtikrinus sklandžią integraciją su VVS, įmonės gali patenkinti klientų poreikius ir išlaikyti lankstumą bei finansinę kontrolę. Taigi tinkamas užsakymų valdymas – tvirtas pagrindas ilgalaikei verslo sėkmei, nepaisant jūsų veiklos modelio ar rinkos.
fluentSTOCK – tai atsargų valdymo įrankis, pasižymintis stipriu ir patikimu tiekėjų užsakymų valdymu. Įmonės, kurios renkasi fluentSTOCK įrankį, tampa finansiškai stabilesnės, sumažina prarastus pardavimus, optimizuoja pinigų srautus ir sumažina perteklines atsargas. Dėl profesionalaus tiekėjų užsakymų valdymo, papildymo užsakymai yra išsiunčiami tiekėjams laiku, su tiksliais kiekiais ir tik reikalingų prekų, kas galiausiai užtikrina didesnį klientų pasitenkinimą, nes jie visada gauna tai, ko jiems reikia.
Susisiekite.
